En contraposición al fenómeno de la procrastinación, del que ya hemos hablado anteriormente. La relación entre tiempo y productividad o eficiencia es una cuestión que afecta a gran parte de la población en relación a sus empleos, estudios, etc. La búsqueda de la productividad y el aprovechamiento del tiempo para adelantar la mayor parte de tareas posible es el objetivo principal. Pero debido a la sobrecarga de trabajo que tan frecuente es en la actualidad, muchas personas se ven obligadas a hacer «malabares» para conseguir conciliar el ámbito laboral o formativo con el privado. De manera que esto se traduzca en una necesidad de sacar adelante la mayor cantidad de trabajo posible dentro de las horas que le dedicamos a ello. Aunque esto pueda suponer un descenso en la calidad del mismo, como veremos a continuación. Esto se conoce como la «Trampa de la eficiencia o de la productividad» como veremos a continuación.
¿Qué es la trampa de la productividad y cómo surge?
Podemos definir la trampa de la productividad como una «obligación» autoimpuesta, a realizar la mayor cantidad de trabajo dentro del tiempo disponible. Creyendo que de esta manera somos más productivos y dando lugar a una sensación subjetiva de felicidad y autorrealización. Se basa en una autoexigencia de cumplir con los plazos de trabajo, dando más prioridad a la cantidad de trabajo que se realiza, que a la calidad del mismo.
La trampa de la productividad surge como respuesta al incremento del trabajo, dentro de un contexto de inmediatez. Y a la falsa idea de que debemos estar siempre trabajando al máximo dentro de nuestros horarios para ser productivos. Sin tener en cuenta que los tiempos de descanso y diversificar y distribuir las tareas es primordial. Actualmente, las jornadas de trabajo, ya sean como estudiante o como empleado, oscilan las 6-8 horas, de las cuales se busca una eficiencia máxima. Pero muchas de estas actividades requieren un estado de concentración pleno, además de rapidez en la realización de la actividad.
Multitasking
El multitasking surge como una opción de aprovechamiento máximo del tiempo. Se trata de un modo de trabajo donde se realizan simultáneamente diversas tareas. A priori tiene muchas ventajas, ya que permite la optimización del tiempo, agrupación de tareas similares y adaptación a diferentes objetivos. Sin embargo, diversos estudios demuestran que el cerebro humano realiza mucho mejor las tareas si está plenamente concentrado en ellas, sin estímulos externos u otras actividades a mayores. De este modo, aunque el multitasking parezca una idea que en principio resuelve la trampa de la eficiencia, dará lugar a tareas con mayor número de errores o de menor calidad que una que se ha realizado plenamente concentrado en una sola actividad.
¿Cómo salir de la trampa de la productividad?
Salir de la trampa de la productividad requiere un ejercicio mental consciente de focalización en el que debemos:
- Tomar tiempos de descanso entre tarea y tarea: Esto nos sirve para despejar la mente entre una actividad y otra, evitando saturarnos. Existen multitud de métodos que avalan que retenemos mejor la información y trabajamos mejor tomando pequeños descansos entre tareas.
- Limitar los objetivos que queremos cumplir: Al cumplir ciertas tareas, siempre se generan otras nuevas. Si limitamos esto hasta un punto, evitaremos generar tensión por querer dejar terminado un trabajo compuesto por una sucesión continua de tareas.
- Ordenar nuestras tareas según el esquema urgencia-importancia a través de una Matriz Eisenhower.
- Delega cuando sea necesario: El trabajo en equipo permite que cuando, uno o varios de los trabajadores tienen exceso de trabajo, puedan delegar en otros equipos o personas. A fin de descongestionar esta carga de trabajo y cumplir los plazos con mejores resultados.
- Elaborar una lista de tareas cumplidas: Esto permite abordar el trabajo desde la perspectiva de las actividades que ya se ha hecho, lo que motiva más la autorrealización. Disminuyendo la presión o tensión por completar la lista de tareas.
- Distribuye tus tareas y objetivos en el tiempo: A través de un calendario, podemos distribuir las tareas pendientes por días, semanas o meses. De manera que queden prefijados y ayuden a tener una visión con más perspectiva de nuestros objetivos y actividades a lo largo del tiempo.
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